تقديم الملاحظات – الوقت المناسب هو الآن
ينتظر معظمنا تقديم تعليقات سلبية حتى يحين الوقت المناسب، أي أن المتلقي لن ينزعج. أو ننتظر على أمل أن يحل الوضع من تلقاء نفسه. إذا كان هناك شيء ما يمثل مشكلة حقيقية، فإن احتمال حدوث أي منهما يكون ضئيلًا جدًا. الوقت المناسب لتقديم الملاحظات هو بعد وقت قصير من حدوث شيء ما. سأقدم المبدأ التوجيهي المكون من 24 وقاعدة الأسبوع الواحد. انتظر 24 ساعة لتقديم تعليقاتك، إذا كنت منزعجًا. لكن لا تنتظر أكثر من أسبوع.
الغرض من تقديم تعليقات إيجابية أو سلبية (أحب كلمة “تعليقات الترقية”) هو تحفيز شخص ما على تكرار سلوك ما أو تغييره. هذا كل شيء. من المفترض أن تكون ردود الفعل مفيدة. إذا انتظرت أكثر من أسبوع لتقديم تعليقات إيجابية أو ترقية، فمن غير المرجح أن يتذكر الشخص الموقف الذي تشير إليه، وسيفقد الغرض من تقديم التعليقات – لتغيير السلوك أو تكراره.
فيما يلي أربع ممارسات لجعل محادثات التعليقات السلبية (الترقية) أقصر وأقل إيلامًا وأكثر فائدة:
تقديم التغذية الراجعة الممارسة الأولى: توافق على تقديم وتلقي الملاحظات في بداية العلاقات. افعل ذلك مع كل من تعمل معه – المشرفين المباشرين، والتقارير المباشرة، والأقران، والعملاء الداخليين والخارجيين، والموردين.
تقديم التغذية الراجعة الممارسة الثانية: استعد لمحادثات التعليقات عن طريق كتابة ما تخطط لقوله ثم تسليم التعليقات إلى شخص محايد. اطلب من هذا الشخص أن يخبرك بما سمعه وما هي توقعاته، بناءً على ما قلته. ثق بشخص ما سواء في مستواك أو أعلى في العمل أو شخص خارج العمل، لتقليل القيل والقال إلى الحد الأدنى. اطلب السرية.
تقديم التغذية الراجعة الممارسة الثالثة: أخبر شخصًا محايدًا عن موقفك، واسأله عما سيقوله لمعالجة الموقف. الجميع ماعدا أنت سوف يقومون بعمل أفضل في تقديم الملاحظات. تصبح محادثات التعليقات صعبة عندما نكون منخرطين عاطفيًا. الرجل الذي يعمل في 7-11 سوف يقوم بعمل أفضل منك. بجد. إن عواطفنا واهتمامنا بشأن رد فعل الشخص الآخر هو ما يجعل محادثات التعليقات صعبة.
تقديم التغذية الراجعة الممارسة الرابعة: توافق على إجراء استجواب أسبوعي مع الأشخاص الذين تعمل معهم بشكل وثيق والمتابعة. أجب عن الأسئلة – ما الذي سار بشكل جيد هذا الأسبوع من وجهة نظر العمل وماذا سنفعل بشكل مختلف إذا استطعنا؟ أجب عن نفس الأسئلة المتعلقة بعلاقة العمل الخاصة بك. سيكون تقديم تعليقات حول علاقتك أمرًا صعبًا في البداية. سيكون الأمر أسهل كلما فعلت ذلك. تأكد من قول “شكرًا” على تعليقاتك، بغض النظر عما تريد قوله حقًا. أحد أسباب صعوبة إعطاء ردود فعل سلبية هو أننا ننتظر لفترة طويلة. المحادثات القصيرة والمتكررة أفضل من المناقشات الطويلة وغير المتكررة.
لا يجب أن يكون تقديم ردود فعل سلبية أمرًا صعبًا للغاية. اتبع الاقتراحات المذكورة أعلاه وذكّر نفسك بأن الغرض من تقديم الملاحظات هو أن تكون مفيدًا. إذا كنت تقوم بالعمل الخاطئ، فأنت تريد أن تعرف. والبعض الآخر يفعل ذلك أيضًا.
العلامات: قاعدة 24 ساعة, ثقافة صريحة, تقديم الملاحظات, تقديم تعليقات سلبية, فقط قل ذلك, فقط قل ذلك التدريب, ترقية التعليقات
