ليس من السهل أن نعترف عندما نكون مرهقين ونحتاج إلى المساعدة. في الواقع، من الصعب أن نقول أنه بدلاً من طلب المساعدة، يقوم معظمنا إما بالعمل بجدية أكبر أو لفترة أطول أو البحث عن عمل. إن الاعتراف بعبء العمل الزائد ليس نقطة ضعف وليس سيئًا. الأمر كله يتعلق بكيفية التعامل معه.

إذا وجدت نفسك مثقلًا بعبء العمل ولم تكن متأكدًا مما يجب فعله، ففكر في اتخاذ هذه الخطوات الأربع.

التخلص من عبء العمل الزائد الخطوة الأولى: في كل مرة تجد نفسك تفعل شيئًا يمكن أو ينبغي لشخص آخر القيام به، قم بتدوينه، بما في ذلك مقدار الوقت الذي استغرقته المهمة. سيؤدي القيام بذلك إلى خلق الوعي بمقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بأشياء قد لا تكون أفضل استخدام لمهاراتك وخبراتك. ثم اعمل مع من تحتاج إليه في مؤسستك لمواءمة هذا العمل حيث ينتمي. لا تهدف هذه الممارسة إلى جعلك تبدو وكأنك مغنية أولى. إنها طريقة ريادية للتعامل مع عملك.

شعار صاحب العمل هو: “إذا كان بإمكاني أن أدفع لشخص ما أقل مما أتقاضاه مقابل القيام بشيء ما، فيجب أن أفعل ذلك”. فكر في كيفية تطبيق هذه الممارسة في مكان عملك، دون أن تبدو كشخص لا يريد “غسل النوافذ”. بمعنى أنك لا تريد أن تكون أو تبدو شخصًا لا يرغب في القيام بالأعمال الشاقة. كل وظيفة لديها ذلك. ولكن لا ينبغي أن تكون تلك المهام هي المكان الذي تقضي فيه معظم وقتك ما لم ينص الوصف الوظيفي والأهداف السنوية على ذلك.

التخلص من عبء العمل الزائد الخطوة الثانية: احترس من مصاصي الوقت والقضاء عليهم. وهذا يشمل الأشخاص والمشاكل والعمليات. إذا وجدت نفسك في اجتماعات طوال اليوم، ففكر في الاجتماعات التي لا تحتاج حقًا إلى حضورها أو إرسال شخص آخر إلى فريقك. إذا اتصل بك أحد الأشخاص في مؤسستك يوميًا لإجراء محادثات شخصية، أخبر هذا الشخص، “أود أن أتحدث معك وأنا أعمل بموجب موعد نهائي. هل يمكننا اللحاق لاحقًا؟”

التخلص من عبء العمل الزائد الخطوة الثالثة: في بعض الأحيان، لا يكون القيام بنسبة 110% أمرًا مهمًا. لاحظ عندما تقوم بأكثر مما تحتاج إليه، وعندما لا يضيف هذا العمل الإضافي قيمة كبيرة. على سبيل المثال، قمت بإعداد عرض تقديمي متقن لبرنامج PowerPoint ثم أمضيت خمس ساعات أخرى في طباعة المجلدات وحشوها لإرسالها بالبريد إلى منازل زملاء العمل. في المرة القادمة، ركز على المحتوى ولا تقلق كثيرًا بشأن الجماليات.

التخلص من عبء العمل الزائد الخطوة الرابعة: وأخيرًا، اعرف متى وكيف تطلب المساعدة. كانت المنظمة الأخيرة التي عملت فيها، قبل أن أبدأ “الثقافة الصريحة”، سريعة الخطى وبسيطة للغاية. لقد عملت طوال الوقت وشعرت باستمرار بالإرهاق. ذهبت أخيرًا إلى مديري لأطلب المساعدة. لقد قمت بإعداد قائمة بكل شيء كنت أعمل عليه وطلبت منه تقييم كل عنصر بناءً على مدى أهمية رؤيته للمشروع/المهمة. لقد وضع “أ” بجوار الأشياء التي يجب إنجازها أولاً، و”ب” بجوار الأشياء التي تأتي بعد ذلك، و”ج” بجوار الأشياء الأقل أهمية. لقد طلب مني أن أقوم بالأولى أولاً، ثم بالثانية، وإذا وصلت إلى الـج، فهذا رائع، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فلا مشكلة.

كان اللقاء بمثابة مفاجأة بالنسبة لي. لقد افترضت أنه يعتقد أن كل شيء في قائمتي كان “أ” وهذا ما تركني متوترًا مع عدم القدرة على تحديد الأولويات. إن سماع كيف كان ينظر إلى حجم العمل الذي أتحمله قد قلل من قلقي ومنحني الإذن للتخفيف من المشاريع التي كنت أفكر فيها سابقًا في الوقت المناسب.

لا تعاني في صمت. لكن عليك أن تتعامل مع تقليل عبء العمل الزائد بطريقة إيجابية. بدلًا من التذمر لرئيسك وزملائك في العمل، قم بإنهاء المحادثات التي تعلم أنها تستنزف الوقت، وقلل من العمل الذي لا يضيف قيمة كبيرة، واطلب المساعدة في تحديد الأولويات عندما لا تستطيع القيام بذلك بنفسك.

التدوينة تقليل عبء العمل الزائد – اطلب المساعدة ظهرت للمرة الأولى على شاري هارلي.