إدارة الانقطاعات في العمل

على الرغم من أن الأمر يبدو جنونيًا، إلا أنه قد يكون من الصعب إنجاز العمل في العمل. هناك الأشخاص الذين يريدون الحصول على رأيك في كل شيء قبل اتخاذ القرارات، والمقاطعون الذين لديهم سؤال واحد فقط، عدة مرات في اليوم، والزائرون الذين يرغبون في إطلاعك على كل ما يحدث في حياتهم الشخصية، وزملاء العمل الذين يستضيفونك الاجتماعات في محطة العمل الخاصة بهم، وتلقي المكالمات الهاتفية عبر مكبر الصوت، والذين يستمعون إلى الموسيقى بدون سماعات الرأس، بينما يأكلون رقائق البطاطس بصوت عالٍ. كل هذه عوامل التشتيت كافية لجعل العديد من الموظفين يرغبون في العثور على مكان أكثر هدوءًا للعمل.

إن المفهوم القائل بأنه قد يكون من الصعب إنجاز العمل في العمل هو فكرة مجنونة. نحن في العمل للعمل. ومع ذلك، فإن العديد من الموظفين، الذين لديهم باب أو بدونه، يدخلون في الساعة 7:00 صباحًا، قبل وصول الآخرين، حتى يتمكنوا من “إنجاز بعض الأعمال” والبقاء لوقت متأخر لأنهم “لم ينجزوا شيئًا طوال اليوم”.

يمكن أن تكون بيئات العمل المفتوحة منتجة ويمكن تقليل حالات الانقطاع إلى الحد الأدنى، ولكن إدارة الانقطاعات في العمل ستتطلب بعض الإرشادات الواضحة والتواصل المباشر، وهو ما تفتقده العديد من أماكن العمل.

إدارة الانقطاعات في العمل – ممارسات لخلق بيئة عمل مناسبة للجميع:

قم بتدوين ممارسات مساحة العمل، وشاركها مع جميع الموظفين، وانشر الممارسات في كل منطقة عمل، وناقشها بشكل متكرر.

أمثلة على ممارسات إدارة الانقطاعات في العمل:

1. استخدم سماعة الرأس لجميع المكالمات الهاتفية.
2. انتبه إلى حجم الصوت الخاص بك. تحدث بهدوء قدر الإمكان.
3. إذا كان لديك زوار في مكتبك لإجراء محادثات تجارية أو غير متعلقة بالعمل والتي تستمر لأكثر من خمس دقائق، فانتقل بالمحادثة إلى غرفة الاجتماعات أو المكتب الفارغ أو المقهى المحلي.
4. استخدم سماعات الرأس لمشاهدة مقاطع الفيديو والاستماع إلى الموسيقى.
5. تجنب الركض في البراري – من خلال النزول إلى صف أو مدخل أو فوق جدار حجري. بدلًا من ذلك، قم بالذهاب إلى مكتب الشخص أو الاتصال به أو إرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية إليه.
6. قم بإيقاف تشغيل جميع التنبيهات الصوتية على أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة، حتى لا يضطر زملائك في العمل إلى سماع الأزيز والرنين طوال اليوم. لا يحتاج الأشخاص الذين تجلس معهم إلى معرفة كل مرة تتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا أو رسالة نصية أو رسالة فيسبوك.
7. أخيرًا، ولكن الأهم من ذلك، امنح جميع الموظفين الإذن بتقديم الطلبات وإبداء الرأي عند انتهاك إرشادات مساحة العمل. لا يجب أن يكون الأمر مقبولاً فحسب، بل من المتوقع أيضًا أن يقول الموظفون شيئًا ما عندما يتم انتهاك أحد المبادئ التوجيهية وتصبح مساحة العمل صاخبة للغاية.

لن يتحدث معظم الموظفين عندما يتحدث الآخرون بصوت عالٍ. من الأسهل العثور على مكان آخر للعمل بدلاً من المخاطرة بالرد الدفاعي لزميل العمل. ولا أحد يريد أن يكون “ذلك الشخص” الذي يشتكي من مدى ارتفاع صوت شخص ما. إذا لم يكن الموظفون مرتاحين للتحدث وتقديم الطلبات، فقدم تدريبًا على كيفية إجراء هذه المحادثات، وقدم أمثلة مكتوبة لما يمكن للموظفين قوله بشكل محترم وواضح.

إرشادات للتعامل مع الانقطاعات في العمل:

قد تعتقد أن وجود باب من شأنه أن يجعل الناس محصنين ضد عوامل التشتيت في مكان العمل، ولكن هذا ليس هو الحال. يتعامل الموظفون الذين لديهم مكاتب أيضًا مع حالات القيادة والانقطاعات. مفتاح التعامل مع كليهما هو التواصل.

1. لا تنتظر حدوث المشاكل. توقع التحديات وتحدث عنها قبل خرق المبادئ التوجيهية. من الأسهل بكثير تقديم طلب بدلاً من تقديم تعليقات.

2. في كل مرة ينضم شخص جديد إلى فريق أو قسم أو مساحة عمل، اطلب من كل فرد في الفريق مشاركة ما يضايقه من حيوانات أليفة متعلقة بالعمل، وكيف يرغبون في التواصل، وكيف يفضلون أن تتم مقاطعتهم. يتعامل الجميع مع المقاطعات، لذلك يمكنك أيضًا التعبير عن تفضيلك. إذا كنت تفضل أن يرسل إليك الأشخاص بريدًا إلكترونيًا لطرح سؤال سريع عندما يكون لديك وقت، فقم بتقديم هذا الطلب. إذا كنت موافقًا على مقاطعة الأشخاص لك دون سابق إنذار، فأخبر الآخرين بذلك. إذا لم تشتت انتباهك بالضوضاء، أخبر الناس. إذا كنت كذلك، اجعل هذا التفضيل معروفًا.

يتردد الناس جدًا في التحدث في العمل خوفًا من الإضرار بالعلاقات وإيذاء مشاعر الناس. أفضل شيء يمكن أن يفعله القادة لتحسين بيئة العمل (أو أي تحدٍ في مكان العمل) هو وضع توقعات واضحة، وخلق فرص للحديث عن كيفية سير الأمور، وجعل الأمر مقبولاً للتحدث. المعاناة في العمل أمر اختياري. الجميع مسؤول عن بيئة العمل، ولن تحصل على ما لا تطلبه.

العلامات: علاقات العمل, القضاء على الضوضاء في العمل, إنجاز العمل في العمل, بيئة مكتبية مفتوحة, مخططات أرضية المكاتب المفتوحة, آداب مكان العمل, آداب مكان العمل