لا تبالغ في التواصل، فالأقل هو الأكثر
لا تبالغ في التواصل، فالأقل هو الأكثر
عندما يرسل لي أحد الأشخاص بريدًا إلكترونيًا يحتوي على خمس فقرات، تدمع عيناي. أغلق رسالة البريد الإلكتروني وأوعدك بقراءتها لاحقًا، لكن لا أفعل ذلك حتى يسأل المرسل عما إذا كنت قد تلقيت بريده الإلكتروني. الناس مشغولون وعليهم اختيار المكان الذي يستثمرون فيه الوقت. عندما يتعلق الأمر بالتواصل، غالبًا ما يكون الأقل هو الأكثر. والسؤال هو، كيف تكون مقتضباً وشاملاً في نفس الوقت؟ كيف تتأكد من أن الأشخاص يعرفون ما هو متوقع دون تقديم الكثير من المعلومات بحيث لا تتم قراءة أي شيء؟
سأعترف بأنني أعاني من هذا.
كتبت لرجل الإصلاح، الذي كان يعمل في منزلي، قائمة مكونة من صفحتين ومتباعدتين بكل الأشياء التي تحتاج إلى معالجة. لا أريد أن يخمن الناس ما يجب عليهم فعله. أريد أن أكون دقيقا. يبدو الأمر وكأنه الشيء الصحيح والمفيد الذي يجب القيام به.
المشكلة؟ لم يقرأ شخص الإصلاح قائمتي. لقد كانت طويلة جداً. كان من الأفضل أن أتحدث معه على الهواء مباشرة.
لقد قررت إنشاء بعض قواعد الاتصال لنفسي. آمل أن يكونوا مفيدين لك أيضًا.
- صياغة الاتصالات وحفظها كمسودة. اقرأها مرة أخرى بعد بضع دقائق واسأل: “هل يمكنني أن أقول هذا بنصف عدد الكلمات؟ هل كل هذه المعلومات ضرورية؟”
- فكر في التواصل من خلال بدلاً من التواصل بشكل متهور. أنا شخص يعمل بإحساس عالٍ بالإلحاح. أظن أن إحساسي بالإلحاح قد ساعدني على أن أكون ناجحًا على المستوى الشخصي والمهني، ولكنه دفعني أيضًا إلى إرسال رسائل قبل أن أفكر في كل شيء، مما يؤدي إلى سبع رسائل نصية، بدلاً من رسالة واحدة.
- تقتصر على رسالة واحدة أو اثنتين. عندما تعلم أنه يمكنك إرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية واحدة فقط، فمن المرجح أن تكون أكثر تفكيرًا في اتصالاتك.
- قم بصياغة تعليمات موجزة ثم اسأل الشخص عما يخطط للقيام به. هذه هي تقنية التفويض. اطلب من الشخص الذي فوضته أن يخبرك بما يعرفه أو لا يعرفه. ثم تعرف كيف تساعد.
أظن أن توفير القدر المناسب من التفاصيل سيكون أمرًا سأواجهه إلى الأبد. أهم ما يسلب هو هذا:
الناس في كثير من الأحيان لا يقرأون الرسائل الطويلة. إذا كنت تستطيع أن تقول ذلك بكلمات أقل، فافعل. أقصر هو أفضل. كن كاملاً، لكن لا تبالغ. تأكد من أن الأشياء تقال مرة واحدة فقط. إذا لم تكن متأكدًا من أن شخصًا ما قرأ أو فهم ما قلته أو كتبته، فاسأله عما سمعه أو قرأه. لا تسأل: “هل لديك أي أسئلة؟” أو “هل هذا منطقي؟” كلاهما مضيعة للوقت، لا أسئلة.
عندما تكون في شك، أقل هو أكثر.
العلامات: الاتصالات التجارية، الثقافة الصريحة، قواعد الاتصال، كيف تكون متواصلاً أفضل، كيف تقول أي شيء لأي شخص، عبر التواصل، التواصل المقتضب
Share this content:
إرسال التعليق